前言

Web介面容易上手的特性，带动Intranet成为企业沟通、管理的重要工具，因此Web化成为企业应用软体发展方向。市场顾问公司Ovum曾经指出，时至2000年，应用软体如果不能提供可接受的Web介面，将无法普遍为使用者所采用；而在2005年以后，如果软体不能透过整合性的Portal介面使用，也将无法广为使用者接受。Merrill Lynch也大胆预测，企业入口网站将有可能超越ERP(Enterprise Resource Planning)的市场规模，并估计2002年将创造出148亿美元的市场值；另外，Gartner Group 亦认为2000年全美80%的top -tier公司有建置portal的相关计画。究竟企业入口网站有何魅力，能造成这么大的影响？

何谓企业入口网站

企业入口网站(Enterprise Information Portal，也有人称为Corporate Portal)，是企业开启内部及外部资讯宝藏，帮助使用者撷取工作所需资讯的单一入口，它运用了各种软体以达到整合、管理、分析与传递资讯之目的。企业入口网站的使用者，除了以企业内员工为主要对象外，企业外的供应商及客户，也可视其为服务对象，依合作关系及资讯需求提供不同的服务内容(图一)。

《图一 企业入口网站示意图》

资料来源：资策会MIC 经济部ITIS计画

依使用目的区分，又可分为便利的作业流程之提供、员工切身相关资讯之传递、知识管理(Knowledge Management；KM)之媒介三大类型。便利的作业流程，强调日常行政表单之无纸化，以及经营报表之即时取得，举凡决定会议时间地点、签核与追踪订单、查询分析报表均可透过企业入口网站来执行，借着这种便利流畅的介面，可减少重复输入资料、切换软体的麻烦，对于企业经营效率的提升将有很大的帮助；员工切身资讯之传递，则包含了企业各种资讯之公告，甚至可以将公司股价、保险资讯、教育训练教材、产业情报等外部资讯纳入企业入口网站的范围内，可降低人事管理的成本并提高员工忠诚度。

而近年来流行于各大企业的知识管理，软体厂商分别从不同层面提出解决方案(图二)。例如强调文件一开始产生、传递到储存及调阅整个过程中的管理、监控的文件管理系统(Electronic Document Management ; EDM)，或是要求知识资产的再利用与弹性化的内容管理系统(Content Management )，以及突破传统将学方式的远距教学软体(Distance Learning)，企业入口网站也是帮助企业进行知识管理的一种工具。相较于其他解决方案，企业入口网站的核心目的以公布知识为主，让组织成员可藉由统一的介面即时查询与储存，由于企业对于这种传递媒介接受程度很高，因此可发现最近许多文件管理、内容管理软体业者也开始朝向企业入口网站发展。

《图二 知识管理软件》

资料来源：资策会MIC 经济部ITIS计画

北美企业入口网站应用现况与发展趋势

据Delphi Group针对全美300个企业主管所做的调查，55%的公司正在运用企业入口网站，其中仅38%尚在概念阶段，其余皆已进入实验阶段，甚至已有初步成果。而应用领域方面，主要的项目包括：知识库及学习的工具、业务流程的支援、销售、行销与服务工具、协同作业与专案支援、自独立的系统中存取资料、公司内部资讯的发布等(表一)。而业者对企业入口网站之认知，多数认为其为专注在专业使用的仪表板，或是下一代工作平台的代名词，部分认为是内部公告看板，仅少部分将其当作管理员工Internet使用之工具(图三)。

《表一 Portal的发展阶段与贡献领域》

《图三 企业入口网站的认知》

资料来源：Delphi Group，资策会MIC整理

资料来源：Delphi Group，资策会MIC整理

根据上述调查，我们可得知企业入口网站北美市场已逐渐成熟，那么，它将为软体业者带来多大的商机呢？根据Ovum的看法，企业入口网站软体的市场分为三大领域，其中强调快速发布、容易撷取公司资讯的Enterprise portal软体市场最大，2000年预估有5亿美元市场，这方面相关业者包括企业应用软体整合(Enterprise Application Integration ; EAI)、ERP、商务智慧(Business Intelligence ; BI)等软体厂商，如SAP、CA/Sterling、Viador、SeeCommerce。

从知识管理角度建置的Knowledge portal，则强调组织内知识工作者的支援，希望藉由组织内智慧资本的流动加速员工学习及创新能力，大多数群组软体、搜寻引擎、文件管理等业者均朝此方向发展，例如IBM/Lotus、Microsoft、Verity、Autonomy、Open Text、FileNET。另外强调提供员工本身所需资讯的Workspace portal软体市场将是成长最快的区隔，主要业者为IBM/Lotus。

预期未来随着企业应用软体的普及，企业入口网站软体的需求将大幅成长，根据Ovum估计，目前企业入口网站软体市场规模约有10亿美元，至2005年将成长到70亿美元(图四) ，这还不包括公开对外网站以及B2B Portal。

《图四 2000-2005年企业入口网站软件市场规模成长预测》

资料来源：Ovum，资策会MIC 经济部ITIS计画整理 单位：十亿美元

企业建置入口网站之注意事项

企业入口网站不是大杂烩

企业入口网站可达成的目的包罗万象，但在小小的电脑萤幕下想要涵盖所有功能而又符合便利性的需求着实不易，稍一不慎，就会将其变成一个大杂烩。员工不但无法一目了然完成其想要进行的活动，甚至还要开班授课，帮助其找到各个功能之所在位置，因此网页的设计可说是一门学问，需要专业的人士协助规划，而非任意堆砌各种资讯。

再者，各家业者提供的解决方案各有所长，简单来说，强调知识管理之入口网站，搜寻、整理知识的技术将会是关键，而强调日常作业流程的入口网站则必须特别考量Workflow，若该企业已导入ERP、供应链管理(Supply Chain Management；SCM)等应用，则应用软体间的整合亦是规划重点。因此现阶段在完整解决方案尚未出现之情况下，决定建置企业入口网站的目的，才能在众多解决方案中做抉择，不致让此网站成为难以上手的大杂烩。

文化障碍凌驾于技术之上

想要架设一个具基本功能的企业入口网站其实不难，但真正的困难点却在于文化问题。典型的障碍是经营者无上网习惯，当企业经营者看报表、报告仍然透过纸本之时，企业入口网站的建置美意自然大打折扣。常常看到一些企业架了一个看似丰富的企业入口网站，但大部分员工仅拜托助理上网订会议室、请假，网站上的资讯一概视而不见，使得该网站沦为装饰品。

再以需要全体员工协力完成网站内容的知识管理入口网站为例，电脑打字即是一大障碍，毕竟对于成年人来说，需要花很多时间才能习惯于一边思考文章，一边打字；而在缺乏激励的情况下，要员工无私的贡献自己所拥有的知识，实在是不大可能，尤其在员工彼此间竞争激烈的环境下更是难上加难，如何塑造合作的风气，将是知识管理入口网站能否成功建置的关键。

内容的完成只是开始而已

纵使克服了欠缺使用习惯及员工不愿意将知识与他人分享之障碍，网站内容变得相当丰富且实用，但这只是开始而已。当资料一多，如何在浩瀚的文件中找到所需是一大问题，此时人工的分类以及简单的全文检索已无法负担庞大资料量的管理，为了帮助员工在最短时间内找到所要的知识，企业可选择适用的搜寻引擎，将来甚至可运用文字挖掘(Text Mining)、知识地图(K-Map)等新技术来萃取、撷取知识，以克服大海捞针的困难。

针对不同使用者设计客制化的内容亦是企业入口网站的一大重点，如同在电子商务网站上，为不同客户提供个人化的建议、付款条件已成为此类网站的成功要件。同样的，在企业入口网站应用领域内，如何依内部业务单位、员工权限及任务的不同，提供不同的内容，甚至将个别经销商与客户所需的资讯透过该网站传递，是选购解决方案的重要考量。内容管理(Content Management；CM) 是一种管理资料的新观念，与传统文件管理观念不同的是，后者以整篇文件的方式管理资料，而内容管理则将文件分成不同的元件储存在资料库中，再组合成PDF、HTML、XML等格式的文件，以网页、CD-ROM、印刷品等型态作最后呈现，而原先储存在资料库中的元件则可以不断地再利用，更重要的是，这些内容不仅存在于公司内部，也经常往来于企业活动间或提供最终客户查询，范围不再仅限于内部文件之管理。此种管理资料新观念，将有助于企业在整个内容生命周期中，正确并有效率的管理整个流程，并根据多种使用目的，将不同的资料来源，整合成不同呈现方式之内容，发挥管理的综效。

如何将网站上的资讯正确即时的传送到员工面前，也是建置网站时所需考虑的重点。由于大部分员工并不是整天坐在电脑桌前，有时还需外出拜访客户，因此网站上的资讯若能与PDA等可携式设备结合，透过WAP等方式接收讯息、查询ERP 等系统中的资讯并填写订单，无疑的，将大幅提高企业入口网站之功效。

作业流程之便利性取决于应用软体之整合

由于网路的普及与电子商务的兴起，产业的界限逐渐趋于模糊，企业的竞争也将转变为合作体系之间的竞争，资讯系统的应用重点不再只是以单一企业为核心，而是以企业入口网站为核心向外延伸，进而形一个虚拟组织。如何透过资讯科技将合作体系中各家业者的作业流程进行整合，攸关于整个体系之工作效率的提升以及反应速度的加快。例如上下游间SCM系统之建置，以及ERP系统与不同供应链之SCM系统的连结，再牵涉到不同系统间之整合问题；又如在企业间电子商务潮流下，企业推行企业间电子商务需要健全的营运系统做为基础，此时后端应用(Back Office) 与前端应用(Front Office) 的整合，将是资讯系统建置重点。这些应用软体之整合程度，不但是企业入口网站之作业流程顺畅与否的关键，也攸关于产业合作体系竞争力之提升。

综合来说，未来企业资讯应用的重点将着重在对内的知识管理以及对外的合作关系之上，建置企业入口网站可说是达到上述目的之必要基础环境。表面上看来，建置一个企业入口网站并不太难，但要成为企业员工每日工作之必备工具，发挥改善作业流程、加强员工沟通、传递知识之效果，端赖于事先完善的网站内容设计，以及组织制度面的配合方能奏效。除此之外，企业入口网站牵涉到的软体相当广泛，如果事前没有依照使用目的之优先顺序，决定预期效益及阶段性任务，软体的投资将成为无底洞。因此企业在导入企业入口网站之际必须认清该点，方能厘清软体需求，节省建置成本，按部就班完成不同阶段的使命。

结语

不同于以往资讯贫乏时代，现在的社会充斥着各式各样的资讯，已面临了资讯爆炸的问题，而企业在导入ERP、SCM、BI、CRM、KM等各种系统的同时，更创造了大量的资讯与情报。如何妥善运用这些资讯，提升整个组织之员工的工作效率，改善与上下游合作伙伴的关系？企业入口网站无疑是最佳的媒介。