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企业入口网站 网络时代的优势
 

【作者: 廖烈】2001年02月01日 星期四

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入口网站的类型

自从有因特网以来,一般所谓的因特网入口网站 (Portal site) 指的都是像Yahoo、Kimo或Altavista等提供搜索引擎 (Search Engine) 服务的网站。主要原因是因为用户可经由这些搜索引擎获得大量且来自不同地方的信息,然而传统因特网入口网站所提供的数据是来自四面八方非结构性的,虽经过了一些分类,但其分类方式是属于为一般大众化所提供的分类方式,只能符合一般无特殊目的用户的需求,无法符合专业用户的需求。例如一个财经专业人士,他所希望的入口网站可能是完全针对财经话题而设计,其他不常用或不需要的内容,他可能根本不希望看到。基于此种情形,另一种针对特殊目的,特定产业或行业的网络入口网站应运而生,也就是所谓的 Vertical Portal。


Vertical Portal,顾名思义其强调的是垂直的,针对某一特定目的做更深入的数据汇集分类的入口网站。 一般而言,Vertical portal又分二种:Corporate Portal (企业入口网站) 及 Industry Portal (产业入口网站)。企业入口网站主要系以某单一企业为基础所架设,通常该Portal之拥有者即为该企业;而产业入口网站系以某一产业信息为主轴所架设,通常架设者为政府单位、产业工会或是在该产业中占领导地位的财团或企业等。由于产业入口网站的建置并非一般企业就能轻易容易完成的,因其所牵涉到的技术及数据层面均较建置企业入口网站复杂的多,本文将针对企业入口网站做较深入的介绍。


什么是企业入口网站?

因特网发展快速,几乎隔没多久就有许多新名词的产生,而仔细研究后,又觉得似乎每个名词都很模棱两可、意思相近。因此有不少人在怀疑,究竟什么是企业入口网站?它和 Intranet 有什么不同?它到底指的是个新系统?新软件?还是只是个新的 Internet 标准?真的是每个企业都需要它吗?


简单的说,企业入口网站是一种概念,主要的目的是为了整合企业内用户所需的结构性或非结构性数据,因此也常被称为 Enterprise Information Portal (EIP) 。和 Intranet 一样,强调的仍是 Web 技术的应用,但与 Intranet 很大不同的是,Intranet 只单纯着地重在企业内部网络的 Web 化,并未真正考虑到与整体企业的系统整合,故常造成许多人觉得Intranet 不过就是在公司里弄个具特殊目的之小网站罢了,弄了半天很多人还觉得这些花了那么多时间的小网站还不如 Microsoft Outlook 或 Lotus Notes 好用。反观企业入口网站就是在强调信息、系统与用户的整合。


企业应用系统大整合

一个企业常有来自四面八方的结构性或非结构性的数据。所谓的结构性数据指的是在企业内部所产生且经过整理的数据;而非结构性数据则多半来自企业外部,例如电子邮件、远程网站上的数据及传真文件等。但不论是结构性或非结构性,这些数据常是不同性质、不同格式、甚至不同语言的,并以不同的方式及格式储存在不同的地方,例如存放在不同作业平台上的数据库里,或是在文件服务器中存成如 Word、Excel、PDF 等不同的格式,或有些则根本就不存在于企业内部而仍是存放在远程的服务器或网站上。


企业用户也不只限定为该企业的员工,举凡会与该企业有互动的人,如企业主、股东、投资人、 客户、供货商、经销商、合作伙伴及任何对公司有兴趣想了解的人都属于用户。这一类的用户,甚至「每一个」用户,对于数据的需求都不同。如何对这些不同类型的用户提供迅速、实时且准确的信息,且可同时维护到企业的系统及信息安全,就是企业入口网站所要强调的重点。


说到这里不难看出其实企业入口网站并非全新的观念,而是有其历史轨迹可循的。从早期email 及许多 groupware 的使用,目的就是为了数据分享。随着数据量的迅速增加,企业资源规划 (Enterprise Resources Planning,ERP) 即以整合及规划企业信息为诉求而大放光彩,而后的知识管理 (Knowledge Management,KM)、客户关系管理 (Customer Relationship Management,CRM)、 Business Intelligence 都是以如何协助企业整合及信息传递为诉求。而企业入口网站概念的产生,并不是之前所提的观念都不能用了,相反的是其更强调如何将那些系统整合在一起。


因此企业入口网站即可定义为:「企业用来提供用户撷取 (Access) 企业整体资源及系统的一个单一的、具保密性,且是Web-based的入口点 (Entry Point)。」


企业入口网站所带来的益处与冲击

建置企业入口网站到底有什么样的好处?又会对企业有什么影响呢?在过去,企业发展比的是公司的大小,大的公司因为财力雄厚可以购并小的公司,而现今的情况则是「快」的公司吃掉「慢」的公司。有人说因特网的快速发展即意谓着新的科技革命,事实上非但如此,这其实也在说明着企业在运作及决策的方式上都会受到不小的冲击。而企业入口网站的概念就是希望不但能让企业迅速地转型因应这种急遽的变化,同时将冲击减到最低。


首先我们将其所带来的益处大致归纳如下:


  • ● 提供企业资源的用户得以在任何时间、任何地点经由统一的入口点撷取数据。


  • ● 轻易地整合大量不同来源及格式的数据及应用系统,并准确与实时地将文件及数据与不同用户分享。


  • ● 企业内部人员,如员工及主管,可迅速响应外部人员,如客户、投资人、供货商等的需求。


  • ● 减少纸张及磁盘空间的浪费。电子文件替代了传统的纸张打印;而Web-based的文件分享(Sharing) 方式,只需要一份档即可达到与所有用户分享的目的。


  • ● 数据分享不受限于不同作业平台及网络结构。


  • ● 用户可于任何时间、任何地点、甚至任何方式主动地提供数据。


  • ● 系统管理者或企业管理阶层亦可由单一的入口点达到监控及管理所有系统及数据的目的,大量减少管理成本。


  • ● 有更大的弹性 (Flexibility) 来因应企业未来的变化。



企业入口网站固然可以为企业带来这么多的好处,但在实际建置的过程中仍或多或少会对企业本身产生某种程度的影响。因此在实际建置前的规划及建置的步骤是非常重要的。


建置企业入口网站应注意的重点

尽管我们提过企业入口网站的产生是有「历史轨迹」可循的,但并不表示要曾做过 ERP或KM才能谈 Portal 的建置。只不过曾施行过 ERP 的企业,因为对其本身的人员、流程、系统及信息等已做过分析调整,故在建置 Portal 上会较容易而已。再者,Portal 所强调的是 Web Technology 的运用,但并不是指硬要把原有的应用系统全改成 Web-based 不可,而应是了解如何藉由Web技术让用户知道:「东西在那里?」。当然,若企业在经评估后仍需开发新系统,此时即可考虑 Web-based 的系统以方便整合。


企业入口网站建置前的分析应要了解的事项约有下列几点:


  • ● 那些人是用户?员工,客户,供货商,经销商,股东,投资人...


  • ● 各个用户须完成何种任务?其所需的信息有那些?


  • ● 用户与用户之间如何沟通?如何传递信息?


  • ● 目前已有那些系统在帮助用户完成任务?各系统的功能为何?


  • ● 目前使用的系统在处理那些数据?会产出什么样的信息?


  • ● 有那些数据是目前的系统尚未或根本不能处理的?


  • ● 数据的来源为何?格式为何?



上述虽只简单的列出几点注意事项,但往往在分析完后却发现有很多的事要做。在实际建置 Portal 时并不需要所有的系统一次建置完成,是可以依企业目前的所有的资源按重要性分阶段完成。一般而言,完整的 Portal 可被区分为如 (图一) 的几个区块 (Building Block)。


《图一 完整的 Portal》
《图一 完整的 Portal》

图一中的下半部份为数据源,而文字部份即为企业入口网站所需具备的系统功能。其中最关键的是上半部份的系统权限控管及搜索引擎二部份。在以往大多数企业常面临的二个困扰是不易统一不同系统上的用户账号及密码,及不易有效管理数据的储存。因此在建置 Portal 时,必须先清楚地定义用户及系统的权限,而后再研究如何整合旧有系统上账号的方法。因为账号及权限若无法统一,系统也就很难真的整合。而搜索引擎 (或称全文检索系统) 是自因特网发展以来一项很重要的工具。搜索引擎是企业入口网站在整合各类型数据时一项不可或缺的工具。


企业应用系统指的即是整合公司原有的系统,如 ERP、CRM 等;经营分析是指企业在营运管理及做决策时所使用的工具及方法;电子商务则是在处理 B2B 及 B2C 的问题;知识管理即是强调企业资源的汇集及分享,在 Portal 的观念下,此处即可运用搜索引擎及目录分类的技术;而共享程序 (Collaboration),也就是过去所说的 Goupware主要是用在沟通上,例如 email、在线讨论、BBS、行事历及新闻讨论区等均属于此范畴;数据链路接口则是强调如何链接后端数据库产生实时且有用的信息, 而系统管理及网络上的安全控管一直是自计算机网络发展以来的一重要课题,因为这二个部份是任何系统都不能少的。有良好的系统管理才能确保系统不因人为的疏失或机器的错误而造成无可挽回的惨状。而有安全控管的公司就像车子有安全带、安全气囊及 ABS 一样,信息及系统的安全,乃至于用户的权益才能确实受到保障,请参考(图二)。


《图二 针对 Building Block 的 Solution Block 架构图》
《图二 针对 Building Block 的 Solution Block 架构图》

企业入口网站的未来趋势

个人化的网页将会是继企业入口网站后一个重要趋势。因为在整合企业资源之后,再来的重点便是如何与用户分享信息,尽管企业对资源做了很好的规划,但其所能考虑的范围仍是属于广泛的,针对企业大多数用户的,对于个别用户仍有可能有许多信息是非攸关的。到底那些信息对用户是最有意义的通常只有用户自己知道,因此能让用户自行定义其认为最重要的项目及最想看到信息才是最有意义的 (图三)。


《图三 因应个人化网页的趋势, Solution Block可 作如此改变》
《图三 因应个人化网页的趋势, Solution Block可 作如此改变》

(作者为叡扬信息通路管理部系统工程师)


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