透过专业设计的应用系统(Application System)，执行资料的输入、处理、储存与输出，辅助企业的组织决策与日常业务的运作，进而改善内部工作流程、提高整体效率；诸如此类的应用系统，我们可以泛称为资讯系统(Information System)，它事实上在国内中小企业已行之有年，企业内部人员也越来越倚靠它进行各项工作。

随着网际网路的蓬勃发展，带动企业经由网路通路(Internet Channel)进行商务活动，企图迈向国际化市场的发展趋势；由近几年纷纷出笼的各类电子商务解决方案(e-Commerce Solution)与应用系统的服务提供(ASP)，我们深深地感受到：网路环境的普及，使得企业上网成为必备的经营要件，不断推陈出新的商务应用服务，更是加速企业进行经营模式(Business Model)的转换，以迎合未来的经营环境，提高整体市场竞争力。

企业电子化的经营架构

早期企业对于电子化经营的执行，主要着重在管理资讯系统(MIS; Management Information System)体制的建立，藉由各类资讯系统的导入，辅以企业内部营运的执行；迈入网路世纪后，企业将MIS的理念拓展至网路活动，达到资讯流通与资源共享的目的。然而这些以电脑软体或硬体为基础的资料处理模式，事实上还不足以称之为电子化企业(e-Business)。

站在技术与经营的角度来看，笔者认为电子化企业总体上应含括：电子化基础设备(Electronic Based Device)、办公室自动化(Office Automation)、管理分析与经营决策支援(Analyses and Decision Support) 、企业资料仓储(Business Data Storage)，以及电子商务整合应用(EC Integration Application)等五大部份，如(图一)。

《图一 企业电子化经营的五大部份，实是相互关键同等重要，欲迈向电子化经营脚步之企业，应对此架构有绝对的认知与了解》

1.电子化基础设备

我们很容易对「电子化基础设备」作出解释，大体上看来，不外乎是企业内​​部电脑软硬体设备的采购与建置，其中当然还包括区域网路(LAN)环境的基础建设。在具有一定规模的中型企业，传真(FAX)与影音交换(Video and Voice Transfer)的数位化设备也列为其中。

2.办公室自动化

藉由内部资讯流通与资源共享的基础，导入以办公室作业为导向而发展的电脑化系统，诸如：行政公告、文书出版、讯息传递等等，皆可有效管理及传递资讯并提高办公室生产力。此外，由于资料乃透过电子化设备传递，故可减少额外时间成本。

3.管理分析与经营决策支援

早期的资讯系统，主要仅着重于内部资料的处理，然单纯的运算与结果输出，已不敷面对现今资讯爆炸的时代，对于系统提供的可分析与统计性资讯，方才是企业理应重视的要点。就此项目而言，导入企业资源规画(ERP; Enterprise Resource Planning)系统有效进行内部管理，或是采用客户关系管理(Customer Relation Management)系统提高营运品质，皆属于管理分析与经营决策支援。

4.企业资料仓储

随着企业成长的经验累积与规模扩充，资料量与记录亦相形澎胀。因此，建至企业资料的仓储系统，借以统一的存取机制，更能有效协助资料处理作业，同时，提高整体资料的可维护性(Maintainability)与可延展性(Scalability)。

5.电子商务整合应用

藉由网际网路环境的应用，建置各类商务系统或商务机制，令原来单纯以资讯提供为主的企业网站，具有提供消费者、客户或上下游厂商进行线上交易(Online Trading)的能力，以便借着网路广而深的触脚，更向外延伸企业自身的营运范畴。

电子化的导入评估要点

我们可以这样认为：电子化经营的目的，除了在提升企业整体效能与市场竞争力之外，同时，也期许能透过各种电子化媒体及通路，扩展整体企业的营运范畴。然在面对着媒体一波波相关于网路商机与电子商务的报导，不少企业对此乃产生了执行上的误解，认为也许架个网站，搞个线上购物、线上交易就已算是跨入了电子化经营的领域，或是花下大笔银子，为企业内部购置各种高档的硬体设备、资讯系统等等；事实上，这些都不是正确的观念。

在拟定导入电子化经营计划的先期，企业首应先行对整体组织进行评估，特别是位于中下的管理及执行阶层(即企业之技术规划阶层与操作规划阶层)，由于直接负责业务运作的规划与现场控制，更能以丰富的实务经验，针对企业现体运行的种种作业流程，逐步的检视与勘验，提出更为合理及适切的资料处理行为模式。是故，计划先期要进行：

1.内部人员的基础认知度

电子化经营既是一种关系企业营运层面的扩展性工作，故当由企业整体来共同配合执行。如同上一波的MIS导入；不单只是技术人员或是管理人员的责任，而是从基层行政人员至高层的管理人员，都需对电子化经营有一定程度的认识，特别是高层主管，更应对电子化的推动，具有更为明确的认识，并抱持绝对正面与支持的态度。

2.现有硬体的设备承载度

企业现有的硬体设备，是否足以应付电子化经营后高负载的资讯流量，或者这些设备是否能够面对未来资料的成长。举例来说：原来企业使用10MBps Ethernet 区域网路环境，在迈入电子化经营的同时，是否足以应付资料的传输量？此外，硬体设备应与相关的资讯系统或软体进行相对评估。

3.各类系统的资料整合度

已执行各项资讯系统的企业，则需要考量现行系统的整合问题。例如：公司内运作已久的进销存系统，是否能与财务、会计管理软体相互搭配？以求得资料同步化。若需要再添购系统，则应对该项产品的可延展性与开放性进行评估。

4.检视作业的流程可行度

企业电子化并非仅是将既有的人工流程或资料处理，转为利用电脑化的作业方式。反是需要对整个流程进行重组，由初始端起，包括其输、出入的资料流向进行检视，过程中必需要考其电子化的可行性，排除不必要的步骤，避免因过于拢长的处理程序而增加操作人员的负担，造成反向结果。

5.企业内部的技术支援度

电子化经营的实际作法，不外乎委外及自行开发。二种方式各有其优劣特点，至于采用何种方式均端视企业内部本身在于技术上的支援性。虽然委外对于技术之需求较低，但仍需具有一定专业背景之联络人员，而自行开发所需之技术人员成本就相对提高；此部份可参考企业未来营运发展计划，进行技术增援的需要性评估。

除上述要点，企业电子化本身可供运用的预算也相当重要。负责人员需视企业提供的资金为基本点，再对各部份进行评估，例如：公司并或许没有增设开发人员的人事预算，故在评估的同时就应以委托外包的角度为准。此外，评估的要点可视实际状况再细加订定，考量点越触及核心，越有助于导入及开发工作的准确与效率的提升。

电子化导入计划的执行

经过一连串的评估作业并确认电子化的导入可行性后，企业即可着手进行导入工作的执行。笔者就以代理日本进口服饰品为主，并已于国内成立多个销售点(或店面)的「台湾亚格(假设名称)」为本文案例，逐步说明整个电子化导入计划的执行工作。

示范企业背景说明

「台湾亚格」为日本某大品牌服饰品于台湾的总代理商，代理产品含括各年龄层男女服饰、精品，多达200多种类别，于市面上贩售的产品超过2000件，目前，该公司除位于台北市区的总公司外，另有分布于全省各大百货公司的专柜或销售点(店)共计50家，主要进行产品的铺货以及贩售。算是规模不小的流通买卖企业。

示范企业现况简介

原来「台湾亚格」对于销售状况与进出存货的管理，全是利用一套早期于MS-DOS上运作的「进销存软体」进行作业，而各销售点每日则透过传真(FAX)，将该日的营业报表与次日需要补货的产品清单传送至位于台北的总公司，总公司的内勤人员再进行统计作业，接着将进货需求传真至位于台中的仓库，待翌日营业前将出货的产品运送至需要的销售点。

所有作业阶由人工进行资料的输入与输出，而总公司也无法获得即时的营运状况，以作为经营上的策略分析，实无法符合现代化经营的各项要求。因此，该公司乃决意进行整体企业电子化的导入工作，以提高整体企业的市场竞争力与价值。

进行计画先期的评估

由此范例来看，「台湾亚格」需要的乃是一套Client/Server架构之销售点(POS)系统，并透过建全的网路环境，连接台北总公司、各地销售点、台中仓库三个点。然经过评估，于该公司早期并无类似之设备建置，运作已久的系统又为早期DBase之资料库，同时内部均为销售性的人员，对于资讯专业所知严重不足；因此，此评估显示该公司需要进行全面性的内部重整，才能落实电子化的经营目标。

导入计画的说明与作法

整个计划为不太过严重影响现有的企业营运，故采逐步导入方式进行，整体计划预计以二年的时间导入，第一年进行导入的技术性工作，第二年则每季进行导入后的评估工作：

1.资讯系统的导入：

由于各销售点散落于国内各大百货公司或卖场，然又期望主要营运三点的资料库能够同步，故本系统将主要资料库置于总公司，各销售点及仓库各独立保有一份，每日利用电话拨接进行资料的更新作业。而销售点每日之营业状况及商品的进出状况，亦利用系统于每日打烊时回传至总公司汇整，总公司之系统再行统计后传送至仓库。仓库则建立一套仓储系统，每日将库存状况回传至总公司，总公司再将其资料汇入进销存系统内进行处理。

2.内部人员的再教育：

进行电子化系统的操作说明，并配合考核方式确认内部人员的熟悉度。于导入第二年后进行后期评估作业，评估流程的可行性与人员的接受性，并依据评估结果进行修正，依此循环直到所有人工作业由电子化取代。

电子化导入后之效益

「台湾亚格」导入电子化经营的成果，除了改善企业的经营体质外，透过电子化的作业流程，大大的降低了人工作业所需花费的时间，提高了整体的营运效率。而后续该公司又针对原有之系统架构，添加如条码机、盘点机，以及产品销售分析、销售点相互调货等等软、硬体设备，不但增加其原有系统价值，同时提供企业经营上更多的有效资讯，造就企业营运在品质管制与客户服务的良好利基。

结语

企业导入电子化经营，是未来的经营与管理趋势，然而，事实上并非所有的企业体均适合电子化的经营形态，由此看来，更显现出导入前评估作业的重要性了！站在技术的角度来看，企业的电子化并非只是利用电脑来进行资料的处理，而是企业内部人、事、物的整合，以及企业体质的改造。在对此尚未有明确认知之前，不应只是为了迎合潮流而盲目的采用市场上的各项产品，或是投入开发的成本；唯独自身都做好有形与无形的准备，才能令电子化的企业产生更大的价值！

(本文作者E-Mail：edward1001@edirect168.com，欢迎读者来信共同研究及讨论！)