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高雄夢時代打造智慧物業管理平台
善用Beacon架構

【作者: 王明德】   2015年10月02日 星期五

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位於高雄市的統一夢時代,是台灣最大的購物中心,目前整體使用面積高達12萬坪,每年來客數超過2,000萬人,光是中心裡的從業人員就約5,000人,還不包括清潔、保全、客服等外包人員,龐大的營運面積與工作人員,為夢時代帶來了嚴峻的管理挑戰,為提昇管理效率,夢時代導入了Aruba的ALS-BT1 Beacon,透過這款高性價比的室內定位通訊設備,夢時代打造出業界少見的智慧化物業管理平台。


圖一
圖一

龐大營業面積與相對應的管理人力,讓物業管理效率提昇成為夢時代的首要經營重點目標,以往物業管理的作法主要是透過紙本作業進行,例如管理人員巡視賣場時,發現有一節電線外露,就在紀錄單上註記,巡視完畢後回辦公室將紀錄單往上呈,通知負責人員前往修復,之後管理人員巡視時,若該處問題已解決,再於紀錄單上註銷該事項,這種作業模式拉長了整個物業管理的作業時間,紙本作業的資料彙整、跨部門的訊息傳遞與回報,常常使得一個小問題從發現到解決再到註銷,需要長達數周的時間。


針對不佳的效率,樓層管理部門提出專案需求,希望負責IT系統建置的資訊Team解決,在此同時,另外營業與財務兩個單位也各自提出需求,前者是違規單電子化,後者則是違規扣款資訊可更透明。


這些需求在2014年8月提出後,夢時代的資訊Team就積極研發並尋找軟硬體的合作夥伴,初期夢時代智慧物業管理系統考慮在Wi-Fi與RFID兩類擇其一作為定位技術,當時Beacon在市場剛興起,但在國外已有相關的成功案例,雖然Aruba尚未將產品引入台灣,不過由於Beacon的定位設計相當明確,非常適合用於夢時代的需求,因此將之推薦給資訊Team,幾經研究與討論,夢時代的資訊Team也認為Beacon的確適合,最後決定採用Aruba的Beacon作為室內定位服務硬體架構,系統整合部份則委由遠傳電信,負責開發應用程式,整體系統在2015年6月啟用。


智慧化物業管理平台 效率大幅提昇


目前夢時代的「智慧化物業管理平台」的系統架構是在2萬坪的後場(與小部份前場)中,佈建400顆Aruba的Beacon,終端採用Apple的iPad(共40台),iPad上所使用的App應用程式則為遠傳電信所設計。


其運作方式是管理人員手持iPad到各巡檢點巡視,當靠近Beacon時(依不同管理人員設定不同距離),iPad程式畫面上所設計的巡檢點會自動變色,標記該處已經檢查過,若巡檢點有須改進事項,例如設備故障、地板髒污,管理人員也可在iPad上直接點選缺失事項,由於Beacon與夢時代的WiFi AP連結,因此iPad可即時將缺失上傳,通知相關部門人員前往檢修,另外此系統也作為營業部門的即時疏失檢查,例如專櫃人員未配戴識別證,管理者可當場紀錄並請該人員簽名,確認疏失事項。


「智慧化物業管理平台」讓夢時代的物業管理效率大幅提昇,以往來回作業需要長達數周的作業,如今只要3天,甚至較為簡單的維修,1天內就可處理完成,歸納此一平台功能,總計有3項,包括前端管理部門的巡檢、後端維修部門的缺失改善、財務部門的扣款作業。


Aruba Beacon 軟硬優勢俱佳


此一系統最大的特色,是讓夢時代的巡檢管理、設備維護、財會等部門納入同一軟體平台,在同一平台上,與自己部門相關的訊息可快速流通,即時掌握所有狀況,同時所有的紀錄都會註記時間與處理過程,各單位人員可輕易了解各事項的目前所有處理狀況,同時操作介面設計也特意簡化過,縮短人員的學習曲線,讓整體系統的上線速度更快。


在硬體建置方面,夢時代選擇Aruba的Beacon產品,主要考量在於其性價比及與原有系統的相容性,夢時代4年前在館內佈建的WiFi AP,就是採用Aruba的設備,4年來的穩定運作,讓夢時代資訊Team印象深刻,而Aruba的Beacon可與該公司的AP輕易整合,只要插上AP的USB插槽,Beacon即可運作。


軟體部份,Aruba的Beacon管理平台也是勝出的關鍵之一,目前市場上的Beacon並沒有附加管理軟體,因此管理者要知道每顆Beacon的運作狀態,必須拿手持式設備到各Beacon裝置處逐一測試,但若該系統的佈建數量過多,管理者將疲於奔命,像夢時代就設置了400顆,若逐一測試將大幅降低管理效率,而Aruba在這方面則設計有管理軟體Meridian,管理者在後端平台便可完全掌握各點的Beacon運作狀態,若軟體更新或重啟等需求,也可在Meridian上輕鬆完成。


除技術外,專業經驗則是Aruba的Barcon可以快速上線的主因之一,Aruba在全球已有多起成功案例,這些成功案例所累積的經驗,可縮短整體架構的上線時間,當產品運達高雄後,從安裝到上線,Aruba僅派出3名工作人員,在1個月內就將所有Beacon佈建完成,軟硬體平台一次上線成功,並保持穩定運作。


從管理面著手 效益快速浮現


有別於目前多數賣場將Beacon設置於前端的商品消費行銷,夢時代選擇導入至後端管理層面,主要來自於該公司向來的務實精神,Beacon近年來的應用多以刺激消費的行銷面為主,後端的管理應用較少,不過由於後端管理的目標明確、使用者的學習管控有一定的強制性,因此導入後的效益會更快且明顯。


夢時代的「智慧化物業管理平台」從2015年6月初試營運,7月份正式上線,為使整體管理系統運作順暢,初期為IT系統平台與原有的紙本作業並行,現在已有超過90%的管理人員使用此一系統,上線以來,所有的物業管理、設備維護、財會扣款等作業效率均大幅提昇,此外無紙化降低了紙類費用支出,訊息數位化傳遞也減少了以往紙本作業所必須設置的公文傳遞人員成本,透過Aruba高性價比Beacon與遠傳電信應用軟體所結合的智慧化物業管理平台,讓夢時代的流程再造,也大幅提昇其管理效率。


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