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零售業務類形繁雜 POS軟體高度客製
 

【作者: 王明德】   2014年08月08日 星期五

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POS系統歷經20餘年的發展,在硬體製造層次上的技術差異不大,對零售業者而言,主要差別仍在於軟體,由於零售業涵蓋範圍廣、各家的業務特也不同,無法一體適用同一款POS軟體,就算是同一種類形零售商店,像是便利商店、百貨公司等,也會因為各家公司的作業流程相異,而使前台的部分必須稍作修正。


圖一
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由於第三代POS系統開始跨入PC領域,使得軟體架構也隨之不同,程式設計師可在開放式平台下開發各種應用程式,包括網路、伺服器連結程式等,打破過往ECR封閉式平台下、可開發程式有限的瓶頸,功能上也變得日益多元化,包括檔案傳輸、庫存管理、客戶資料管理、刷卡、結帳等功能,都能在POS設備端進行。


POS系統兩大作業平台:Linux與Windows


當POS與個人電腦一樣,開機後必需啟動作業系統才能運作,Linux與Windows兩大作業平台之爭也就開始延燒,微軟的優勢在於使用介面較為人熟悉,且相關的程式開發人才也多,至於Linux則主打成本低、穩定性高兩大訴求。


POS不比個人電腦,個人電腦當機只要重新啟動即可,對使用者而言頂多只是不方便而已,不致造成太嚴重的影響,但POS是零售業者重要的營運工具,一旦系統當機不僅影響交易速度,更有可能流失消費者,因此,穩定性是POS系統的基本條件。


由此點來看,Linux在這場作業平台爭霸戰中似乎占有相對優勢,但綜觀現今市場上的POS系統反倒以Windows居多,原因何在?這是受到使用介面的影響,由於POS機台操作者多為一般民眾而非資訊專業人員,比較熟悉Windows介面,再加上微軟作業平台版本更新的速度相當快,穩定性爭議多半發生在剛面市不久的新版本,至於早期版本則沒有所謂不穩定的顧慮。


至於Linux另一個主打訴求:低成本,業界人士則有不同看法,倘若以台灣市場來看,Linux成本有可能比Windows還高。


Linux雖然沒有授權費、取得成本低,但後續維護成本相當高,包括系統維護、開發新的週邊設備連結韌體程式等工作,都必需由使用者自行擔負,在台灣教育體系以Windows技術為主要授課內容、Linux人才難覓的情況下,自然增加系統維護成本,在軟體授權費與人才成本兩相比較下,微軟平台的開發成本低於Linux。


POS軟體評估四大要點


目前POS系統使用者以零售業為大宗、餐飲業次之,兩者在交易處理流程上,其實沒有太大差異,主要三個不同點是受到營運模式影響而產生的功能差異。


第一、零售流通業使用條碼管理商品,交易時以掃描條碼方式,紀錄客戶所購買的商品種類,而餐飲業則將菜單顯示在POS螢幕上,由服務生一一點選;第二、零售業在交易完成後,POS終端機只需列印出發票即可,但在餐飲環境中,POS終端機所要列印的單據除了發票以外,還有點菜明細表、叫號單、點餐標籤紙、製餐/出菜單等;第三、部份餐飲業有提供Table Service服務,進而衍生出桌號管理問題,零售業則無此需求。


若進一步來看零售業POS的軟體功能,可從下列三點來評估POS軟體優劣:是否具備多層次傳輸架構、跨門市資訊透通程度、及行銷模式的彈性程度。


多層次傳輸架構


首先來看多層次傳輸架構,由前端的POS終端機傳到店鋪主機,再送到總部管理系統,由於零售業分支據點多,若經由多層次架構來傳輸資料,可以有效分散傳輸負載量,解決快速展店及營運規模擴大時,所產生的傳輸瓶頸,總公司的傳輸線路不必隨著門市數量增加而不斷地升級。


以統一超商為例,全省超過7,000多家門市據點,以台灣的地理區域來看,目前共有319個鄉鎮、21個縣市及四大區域(分為北、中、南及東部地區),若據此設計多層次傳輸架構,則POS終端機的資料將經由店鋪主機、鄉鎮主機、縣市主機、區域主機、最後才匯整到總公司。


通常,資料傳輸的層次與間距由使用者自行決定,間距乃指POS終端機的資料必需每隔多久將資料往後台傳送,通常以「日」為單位,但有時會受到零售業行業特性與是否進行促銷活動而改變。


像零售業常針對某一個時段舉行促銷活動,例如:星期六下午3點到5點,全館八折,此時就可以將資料傳輸間距改成以「分」為單位,這種即時傳輸交易資料的好處在於,總公司可以立即檢討促銷活動的成效,若發現成效良好,就順勢延長促銷時段,增加促銷成效。


跨門市資料透通程度


跨門市資料透通的範圍涵蓋商品庫存、會員及預購交易三種資訊,以服飾零售業為例,甲店如果要調貨,必需用電話逐一詢問其他分店有無庫存,此舉不僅有人為舞弊的風險(分店不願釋出庫存),還可能因為詢問時間過長,冷卻了消費者的購買衝動,若能在POS終端機上直接查詢其他門市的資料,就能克服這樣的問題。


商品庫存管理是近幾年POS軟體相當盛行的做法,以前受到網路技術的限制,在門市未架設網路或是總部網路架構不完備的情況下,門市資料自然無法回傳至總部,如今隨著寬頻網路普及,不僅庫存資訊可以即時回傳,總部也能隨時查詢各門市的庫存狀況。


至於會員管理功能也有不同變化,早期以身份認證為主,消費者憑藉會員身份可以享有購物優惠,之後則發展累積點數、紅利點數兌換商品(或購物金)的功能,未來將再進展到個人化行銷,以便利商店的代收代付業務為例,當消費者完成繳款後,店家會列印一張繳費證明聯,其上印有商品優惠卷,持卷購買特定商品可享價格優惠,但是優惠券上的商品卻未必符合個人需求,倘若優惠商品為衛生棉,對男性消費者而言就沒有太大意義,而個人化行銷的好處是讓優惠商品符合個人購買需求或偏好,才能成功刺激銷售量。


行銷模式的彈性程度


隨著零售產業競爭激烈,促銷模式變得越來越多元化,以現今常見的第二件6折的促銷方式來看,其實等同於一件8折的意思,但在促銷模式不同的情況下,POS軟體也要有相對應的設定功能,才能計算出正確的結帳金額。


簡單來說,行銷組合彈性設計意味著系統程式將變得複雜,必需內建一堆計算公式,倘若使用者不知如何設定,系統廠商能否即時協助修改,將成為POS系統的重要關鍵。


因此,促銷模式推陳出新的速度,加深了POS系統客製化的程度,早期零售業者的促銷方式是從交易總額計算折扣,之後推出單一品項折扣,最近則盛行群組折扣,例如:第2件6折、3件8折…等等,在行銷模式如此多變的情況下,系統計算交易總額的工作也變得複雜許多。


舉例來說,某便利商業者推出同時購買麵包+牛奶省10元、麵包+報紙省5元的優惠,但當消費者同時購買麵包、牛奶、與報紙三項商品時,系統該如何計算結帳金額?一般來說,應該要以消費者利益為優先,也就是以省10元的優惠為主,但若未事先設定好參數,使得系統計算出的結帳總額只有省5元,就容易引發消費者的不滿情緒。


開創POS應用無限可能


未來,POS軟體將極力追求功能最大化,將後台管理系統的部份功能挪移到前台POS終端機進行,減低作業人員在後台管理與前台交易空間的移動頻率,使其能專注在前台作業上。


以便利商店為例,其空間規劃通常分成商品展示區、商品庫存區、小型辦公室與結帳櫃檯,商品展示與結帳櫃檯為前台交易空間,至於商品庫存與辦公室則屬於後台管理的範圍,負責存貨盤點、訂貨、庫存管理等作業,如果將這些挪到前台來進行,最可行的方法就是透過POS系統上來補貨。


POS終端機連結庫存系統,當收銀員在刷商品條碼時,自動去檢測此類商品的庫存量,若是低於安全庫存量,就跳出對話方塊,顯示目前庫存量並詢問是否需要訂貨,店員只要按下「確認」鍵,就能成訂貨作業。而POS系統建議訂貨數量的精準度,與其情報分析能力密切相關,情報分析能力與商業智慧或資料採礦的意涵相同,都是要由過去經驗來找出有用資料,才能準確預測未來,就POS系統訂貨功能來看,其核心關鍵就是降低商品報廢量及缺貨損失,商品報廢指的是已屆保存期限、不得不丟棄的商品,這些將受到店鋪地理位置、店內促銷活動、當日天氣狀況、周邊業者有無舉辦活動等因素影響,舉例來說,氣象預報未來幾日將有強烈冷氣團籠罩台灣,則熱食商品的訂貨量就應該較平常多一點,以免發生缺貨損失。


隨著軟硬體技術純熟,POS系統的角色不再是結帳工具,早已升級為店內營運管理的最佳幫手,對零售業者來說,只要透過POS有效蒐集每一個門市每一筆交易資料,就能為商品行銷、店內管理與客戶服務大大加分,讓POS開創無限可能的應用模式。


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