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POS架構零售業新骨幹
技術進化 效益再提昇

【作者: 王明德】   2015年03月18日 星期三

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POS系統可說是零售業最基本的IT工具,主要在商品交易買賣過程中,負責計算交易總額、列印發票/收據等任務,簡單來說,就是紀錄、匯總交易資訊的意思。


由於零售業商品種類及數量繁多,早期店家常為貨品管理所苦,直到1970年代商品條碼的規格確認後,才克服庫存管理問題,同時也催生出POS系統,此時的POS系統被稱為電子收銀機(Electronic Cash Register;ECR),僅具備結帳及列印發票(或收據)的功能。


ECR連結掃描器後,可以讀取商品條碼、計算消費總額,不僅加快結帳速度,又能降低人工登打價格的錯誤風險,使用者由零售業逐步擴大到餐飲或飯店旅館等產業。


圖一
圖一

約莫在1990年左右,ECR隨著PC技術而起了化學變化,銷售端點系統(Point of Sale;POS)之名正式底定,此時的POS在外觀上仍延續傳統ECR樣貌,但內部架構和電腦已無二致,功能則變得相當多元化,除了基本的結帳、列印發票外,還可以進行人員出勤管理、進出貨管理、交易行為分析等等,因此,PC技術可說是POS發展史上的重要分水嶺。


POS系統 零售業導入IT第一步


台灣廠商將POS規格演進區分成四個世代,第一、二代為ECR時代,兩者架構幾無二致,差異點僅在有無RS-232埠,具備簡單的收銀、列印發票等功能,到了第三代則正式進入POS階段,以PC系統為主要架構,至於第四代和第三代並無太大差異,主要不同點在於第四代納入觸控面板設計,體積上也較為輕巧。


目前,第三代POS系統仍是市場主流,就成本而言,日益低廉的價格,讓它得以取代第一、二代ECR設備,就功能而言,零售業管理商品的工具為條碼,使用觸控面板作為輸入工具,不一定會比鍵盤方便,換句話說,第三代系統已能滿足大部份的使用需求,自然就延滯了第四代系統的交替速度。


不過,市場上另有一派人士認為,當POS系統導入PC技術後,無論是內部規格或週邊設備的發展,都依循著相同腳步前進,第三、四代間的分際線其實有些模糊,應該從整體演進腳步來看,區分為前PC世代與後PC世代,才是比較恰當的說法。


撇開POS的世代爭論不提,看看近年來問市的POS終端機,在內部規格上,普遍具備下列四項特點:一體成形設計、內部元件模組化、無風扇架構、及重視外觀設計,至於週邊配備上,則出現整合安全監控設備的趨勢。


內部規格大解析


先就內部規格來看,一體成形設計的目的有二,一為美觀,二為呼應店家對縮小體積的需求,這類產品選用的輸入介面為觸控螢幕,並將所有週邊設備連接埠設計在螢幕下方,整體看起來就如同一台Panel PC,不僅體積輕巧,使用者也可依據現場環境決定擺放位置,可以置放於桌面、掛在牆面或懸吊在機械手臂上。


第二項特點:內部元件模組化的目的,則為了縮短POS廠商在生產組裝、維修與硬體升級等作業上的時間,模組化設計的對象,以較易故障的元件(如:硬碟)或週邊設備(如:MSR刷卡模組)為主,至於方式則各家做法不同,可能分成大組件模式組裝、或增加插拔或倒扣的固定方式。


舉例來說,伍豐資訊將板子設計在機器最底部,南京資訊將MSR設計成插拔式,至於富士通則將硬碟與主機板設計在正面,只要卸下前方蓋板即可維修。


第三項特點:無風扇架構,其實是因應低功耗CPU興起而成,風扇是電腦裡最容易故障的元件,卻因為肩負散熱的重責大任,而成為PC架構裡「必要之惡」,不過近年來,晶片大廠強力主打低功耗CPU,有效降低系統運轉時所產生的熱能,讓POS廠商得以拿掉風扇,改透過機構設計來散熱,常見做法是選用散熱效果較佳的材質,例如:鋁合金,應用在外殼設計上。


第四項特點:重視外觀設計,過往,各家POS廠商通常以價格、效能進行市場差異化定位,但隨著硬體技術純熟發展,廠商在價格或效能上,所能創造的差異空間越來越小,於是,外觀設計成為另外一個競爭焦點,前述一體成形設計,就是一種美化外觀的做法。


週邊設備比一比


POS系統的週邊設備主要有下列幾種:客戶端收銀顯示器(簡稱客顯器)、收銀錢箱、條碼掃瞄器、可程式化鍵盤、顯示螢幕(LCD∕觸控)、發票機∕收據機、讀卡機等,除了觸控螢幕比較少見外,其餘週邊設備使用比率皆相當高,端視零售業者的應用需求而定。


舉例來說,有些便利商店業者會在POS終端機前方外接LCD螢幕,播放商品廣告或促銷活動訊息,吸引等候結帳客戶的注意力,但百貨業因為營運型態不同的緣故,站在結帳櫃檯前等候的人,通常是櫃位小姐,此時自然沒有加裝客顯器或LCD螢幕的必要性。


儲值卡讀取器與DVR安全監控設備,是近年來發展出來的POS週邊設備,儲值卡讀取器可說是現今最熱門的無線技術,其在零售業的應用模式主要作為儲值卡付費機制。


儲值卡付費機制屬於電子錢包的一種,消費者預先存入一筆金額至儲值卡內,待日後進行交易時,直接在卡片上進行扣款作業,不必再掏出現金,其效益在於省去交易找零的時間,加速完成結帳作業,同時還能透過各種促銷活動來維繫客戶忠誠度,目前經營最成功的例子就是統一超商iCash卡,不過現已被悠遊卡逐漸取代。


回到安全監控設備來看,POS終端機與攝影機整合,攝影機通常架設在天花板上方,鏡頭對準收銀結帳櫃檯,即時監控與錄製每一筆交易情形,再將拍攝畫面傳送到後端PC存放。


不過,POS機台主要功能為收銀帳務處理,不單單是安全監控而己,在效能有限情況下,店家只有兩種作法,第一使用高單價高效能的POS機種,第二在不影響安全情況下,縮減部份安控功能,也就是捨棄全程錄影,改成觸發式啟動錄影機制,當POS的收銀箱被打開時,再啟動錄影功能,一旦錢箱闔上,錄影動作也就隨之停止。


POS結合監控設備的目的,主要是保障錢箱裡的現金,若遇到收銀員找錯錢、錢箱遭搶或偷的情況,可透過監控畫面了解事情發生的原委,由此來看,POS-DVR即便無法全程錄影,對安全也不致於釀成太大損失,這種觸發式啟動的做法,除了減少效能負擔外,也讓畫面擷取變得更精確,日後搜尋資料自然就更快速。


安控DVR設備不只可以做為安全用途,若結合臉部辨識功能,還能發揮客戶關係管理效益(CRM),透過臉部辨識掌握消費者身份,再將其消費資訊傳送至CRM系統,從中分析並設計合適的促銷活動。


軟體為創造POS效益的靈魂


如果將硬體設備比喻成POS系統的骨幹,那麼軟體就是它的主要靈魂,惟有透過軟體才能創造POS系統效益,一般會將POS軟體分成便利商店、大型購物中心及連鎖業等三種,由於便利商店24小時營業,促銷活動頻繁且形式多元化,在軟體設計上必需具備更大彈性。


目前POS系統使用者以零售業為大宗、餐飲業次之,兩者在交易處理流程上,其實沒有太大差異,主要三個不同點是受到營運模式影響而產生的功能差異。


第一、零售流通業使用條碼管理商品,交易時以掃描條碼方式,紀錄客戶所購買的商品種類,而餐飲業則將菜單顯示在POS螢幕上,由服務生一一點選;第二、零售業在交易完成後,POS終端機只需列印出發票即可,但在餐飲環境中,POS終端機所要列印的單據除了發票以外,還有點菜明細表、叫號單、點餐標籤紙、製餐/出菜單等;第三、部份餐飲業有提供Table Service服務,進而衍生出桌號管理問題,零售業則無此需求。


若進一步來看零售業的軟體功能,陳俊達建議可從下列三點來評估POS軟體優劣:是否具備多層次傳輸架構、跨門市資訊透通程度、及與ERP系統整合度。


首先來看多層次傳輸架構,由前端的POS終端機傳到店鋪主機,再送到總部管理系統,由於零售業分支據點多,若經由多層次架構來傳輸資料,可以有效分散傳輸負載量,解決快速展店及營運規模擴大時,所產生的傳輸瓶頸,總公司的傳輸線路不必隨著門市數量增加而不斷地升級。


以統一超商為例,全省接近5,000多家門市據點,以台灣的地理區域來看,目前共有319個鄉鎮、21個縣市及四大區域(分為北、中、南及東部地區),若據此設計多層次傳輸架構,則POS終端機的資料將經由店鋪主機、鄉鎮主機、縣市主機、區域主機、最後才匯整到總公司。


通常,資料傳輸的層次與間距由使用者自行決定,間距乃指POS終端機的資料必需每隔多久將資料往後台傳送,通常以「日」為單位,但有時會受到零售業行業特性與是否進行促銷活動而改變。


像零售業常針對某一個時段舉行促銷活動,例如:星期六下午3點到5點,全館八折,此時就可以將資料傳輸間距改成以「分」為單位,這種即時傳輸交易資料的好處在於,總公司可以立即檢討促銷活動的成效,若發現成效良好,就順勢延長促銷時段,增加促銷成效。


跨門市資料透通的範圍涵蓋商品庫存、會員及預購交易三種資訊,以服飾零售業為例,甲店如果要調貨,必需用電話逐一詢問其他分店有無庫存,此舉不僅有人為舞弊的風險(分店不願釋出庫出),還可能因為詢問時間過長,冷卻了消費者的購買衝動,若能在POS終端機上直接查詢其他門市的資料,就能克服這樣的問題。


開創POS應用無限可能


展望POS系統未來趨勢,軟硬體層面各有不同發展,陳奕敬認為,在硬體面,以縮小POS終端機的體積為主,其方式就如同前述所提,內部元件模組化或採取一體成形設計,一體成形其實是整合概念的延伸,將主機元件及必需使用的週邊設備整合在一個機體內,自然可以縮減POS系統的體積。


至於軟體面,則以功能最大化為主,將後台管理系統的部份功能挪移到前台POS終端機進行,減低作業人員在後台管理與前台交易空間的移動頻率,使其能專注在前台作業上。


以便利商店為例,其空間規劃通常分成商品展示區、商品庫存區、小型辦公室與結帳櫃檯,商品展示與結帳櫃檯為前台交易空間,至於商品庫存與辦公室則屬於後台管理的範圍,負責存貨盤點、訂貨、庫存管理等作業,若要將這些挪到前台來進行,最可行的方法就是透過POS系統進行補貨。


POS終端機內建庫存系統,當收銀員在刷商品條碼時,自動去檢測此類商品的庫存量,若是低於安全庫存量,就跳出對話方塊,顯示目前庫存量並詢問是否需要訂貨,店員只要按下「確認」鍵,就能成訂貨作業。


隨著軟硬體技術純熟,POS系統的角色不再是結帳工具,早已升級為店內營運管理的最佳幫手,對零售業者來說,只要透過POS有效蒐集每一個門市每一筆交易資料,就能為商品行銷、店內管理與客戶服務大大加分,讓POS開創無限可能的應用模式。


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