邮件系统为组织内外沟通与业务往来的重要讯息交换平台，除了可快速传递讯息随时掌握商机外，亦可透过Email传输各式档案。但随着工作类型的不同，企业不但期望能在传递重要档案时，非收件人无法取得外，更希望传递的档案容量可越来越大。有鉴于此，国内知名软件厂商网擎信息（Openfind）推出 SecuShare Outlook Plug-In 功能，让 Outlook 用户可于弹指间轻松传递大档，并透过设定让非指定收件人无法存取附档，协助组织在轻松分享数据之余，更大幅提高分享的安全性。

SecuShare 此次推出的Outlook Plug - In功能，是让用户安装SecuShare for Outlook 套件后，在编辑页面上会出现SecuShare加载档案功能键，此功能键即可在Outlook编辑信件的过程中，轻松的选择储存在SecuShare系统里的档案，并产生分享链接，之后当该信件寄出后，收件人便可根据邮件内文的链接联机至SecuShare，输入验证过后的账号密码后即可下载文件。此信件内容中的链接可自动将所有收件人套用到链接的访问权限中，当收件人点击链接下载时，系统将检查该用户是否有下载权限，避免发生该链接被不当人士取得并下载文件的危机。此功能不仅解决信件递送时大小限制的问题，亦考虑到档案下载的安全性，让企业在分享档案时更便捷安心。

Openfind 产品经理王铭贤表示：「SecuShare设计理念主要是提供企业可以快意同步、安全分享档案的管理系统，除了要解决大档传输不易的困境外，还要达到分享的安全性。此次推出的Outlook Plug - In功能，更设计了独家规格，透过来自SecuShare Outlook Plug - In功能寄出的档案下载链接，系统都会套用收件人为链接存取人，避免不当转寄而让重要数据外泄扩散。」「此外，Outlook用户还可以设定链接的有效期限与密码，只要到了设定的时间，链接即会自动失效，此举更可有效管控档案的存取，大大提高分享的安全性。」

再者，近期伴随着员工自带设备上班（Bring Your Own Device, BYOD）与行动办公室的浪潮兴起，个人装置的管理逐渐成为 IT 人员沉重的负担，因为个人装置越趋复杂且数量众多，导致数据流动速度及广度都难以掌控。因此，SecuShare亦提供独家远程档案清除功能，让管理者可监控并管理所有存取企业档案的装置，当企业员工装置遗失或是人员离职时，可于第一时间紧急将该装置上所有档案删除，避免重要数据外泄。