前言

企业迈入学习型组织、智慧型组织已是必然的趋势，而知识管理的推动则是达成学习型组织的方便之门。在本系列的知识管理导入实例中，上期已对导入策略、核心流程、执行方法、专案组织及导入前的企业诊断等步骤做了详细的说明，本期将进一步说明如何进行流程规划，并架构完善的知识管理系统。

导入流程规划

除了上一期提及的访谈诊断结果外，知识管理的储存机制、知识管理的推动型态，也都会影响企业导入知识管理的流程设计与时程规划。

知识管理的储存机制，各企业的考量重心不一，一般常见的有：

企业知识以人为主

知识储存重心在创造知识者的身上，因此如何保留知识工作者的核心专长与竞争优势，并提供持续追踪与更新的机制，成为此类型的设计重心。

企业知识以系统为主

知识储存以电脑的资料库为中心，因此如何将知识工作者的经验与智慧转为电子化文件，分类储存在文件管理系统中，成为此类型的关键。

境外,企业在推动知识管理的过程中,可以分成几种不同型态来推动:

于是，在筹备阶段的讨论中，依照知识管理的几个核心流程，包括知识创造、知识储存、知识分类、知识分享、知识更新及知识价值等几个阶段，由专业顾问与筹备小组讨论出(表一)的执行重点。经过讨论、归纳后，由知识经理整理出时程管制表。

《表一 知识管理推动之执行重点》

接着，于每周的KM小组定期会议中，持续追踪每位专案成员的进度，该公司的知识管理也顺利地逐渐展开来。在每周的会议上，各专案负责人并针对各自负责的执行细项与时程进展，不论如期、超前或落后，都能在会议上与其他成员分享，也随时与各成员保持意见沟通与资源协调。经过了4个多月的导入进展下，知识管理成效已渐渐浮现。

知识管理系统与架构规划

一般的知识管理解决方案中，最常见的是企业资讯入口(Enterprise Information Portal，简称EIP)或称企业入口(Enterprise Portal，简称EP)、文件管理系统、文件搜寻引擎、工作流程(或表单自动化)系统、网路教学系统、协同作业系统等。这些平台的导入，对于企业在文件知识管理上，确实是提供作为知识储存与分享的工具。但也因为知识管理不应仅以文件管理为唯一知识来源，因此在文件知识外，企业其实需要有其他辅助机制来储存不同类型的知识。

本案例在知识储存机制的设计中，认为文件管理系统并非知识管理的全部，因此如何让企业随时掌握知识工作者的智慧与核心专长，并且能够不断更新、即时应用在企业竞争力的提升上，是该公司在知识管理解决方案中的设计重点。

所以，英齐资计融合知识社群(Knowledge Community)与智库中心(Knowledge Center)的观念，并设计个人核心专长发掘系统(Core Competence Mining System)，让内隐知识、外显知识能在不同的机制上分别运作，一则可以避免企业以强制的手段进行文件为主的知识管理与分享，另一则可依每位知识工作者的时间分配与文件撰写能力之不同，仍可分别将文件知识、核心专长与竞争优势在不同的机制上储存。

藉由企业本身导入知识管理的经验，该公司规划出能让企业顺利导入知识管理的解决方案。在规划过程中，考虑到产品的框架(Framework)、延展性(Extension)与使用介面(User Interface)三个构面来设计，请参考(表二)。

《表二 知识管理系统设计架构说明》

(图一) 便是依照上述三个构面与精神，设计出来的产品系统架构图。其整体特色是将来自Inter-、Intra、Extra-的知识，经过企业整理后，重新透过企业资讯入口网站，以各种不同介面传送至使用端，同时也将取之于客户端与企业用户端的资讯与知识，再度回馈分享出去，并提供更佳的客户关系服务管理与企业采购服务管理。

《图一 知识管理产品系统架构图》

企业入口网站

设计理念：

提供资讯与知识分享的完整管道，让企业内部、企业外部的资讯入口整合在同一介面，并提供个人化的选择设计介面。

使用特色：

1. 透过单一介面，即能有效率整合不同资讯来源；

2. 透过角色设定及权限管理，使组织内部文件管理及传递更加安全；

3. 个人化桌面设定，能协助同仁安排例行工作，提升员工工作效率，同时可根据个人所需知识来源自行订阅或搜寻。

KM诊断精灵

设计理念：

让企业进行KM导入前，自行调阅资料库中数百题的诊断问卷，经过问卷结果分析后，提供建议的导入策略。

使用特色：

1.深入企业问题设计问卷：问卷题目可针对组织、流程、技术、策略、文化、目标等构面，自行挑选组合，并自订各构面之权重；

2.了解主管与员工的认知落差：找出企业问题核心，列出导入重点与优先顺序；

3.提供导入建议策略：调整预期目标，期使流程规划与预期目标结合；

4.提供问卷结果分析：可各题独立解释、可针对各题目各答案统计、可针对主管/非主管统计、可针对组织、流程、技术、策略、文化、目标等构面解释、提供综合解释；

5.以表格、图表呈现结果，并提出导入策略之建议。

核心专长发掘系统

设计理念：

让知识管理不仅局限在管里外显的文件知识，隐藏在个人或企业内在的核心专长，即使尚未正式文件化或无法正式文件化时，亦可进行管理，打破企业知识无法分享的瓶颈。

使用特色：

1. 企业竞争优势管理：专家智慧管理、核心优势管理、策略目标管理、前瞻技术管理、创意思维管理；

2. 个人核心专长管理：专业能力管理、证照管理、专案执行管理、专利管理、教育训练管理、得奖管理、专业文章管理；

3. 依据个人核心专长与组织核心竞争优势，配适最佳工作团队；

4. 透过顾问咨询与建议，提供不同产业之客制化核心专长维护、分析、搜寻及报告介面；

5. 让企业的策略目标与竞争优势接轨，并与个人核心专长接轨，进而让企业的核心优势与个人核心专长随时更新；

6. 建立可随时机动修正企业竞争优势，及可随时提供个人核心专长增/补方向的机制。

小结

企业在规划如何导入知识管理前，必须先了解知识可以带来的价值。资料经过处理、分析后，可以变成有用的资讯；资讯经过审核、分类后，可以变成有价的知识；而知识经过行动、验证后，便可以协助企业变成智慧型企业，创造利润、降低成本、提高竞争力，产生有形与无形的价值。

因此企业中各个知识工作者的智慧与核心专长除了随时能被企业掌握外，并且能够不断更新、即时应用在企业竞争力的提升上，要达到此目的，适当的工具平台的设计导入，将能让事半功倍。本期介绍了企业入口网站、KM诊断精灵与核心专长发掘系统，下一期将仔细介绍知识社群与企业智库，敬请期待。